Briefing Notes : Catatan Penting di Balik Suksesnya Advokasi Kebijakan
Erry Ricardo NurzalAnalis Kebijakan Ahli Utama, Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN)
Baru-baru ini, saya terlibat dalam diskusi yang membahas tool dalam advokasi kebijakan di Badan Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM). Fokus utama dari pertemuan tersebut adalah "Penulisan dan Pemanfaatan Briefing Notes untuk Media Advokasi Kebijakan." Dalam pertemuan tersebut, saya menyampaikan skenario nyata yang mengilustrasikan pentingnya briefing notes yang memudahkan pengambil kebijakan dalam merespons isu-isu krusial dengan lebih percaya diri berdasarkan informasi yang tepat (Himsworth dkk, 2021).
Mari kita simak skenario tersebut. Bayangkan Anda adalah Menteri Kesehatan yang baru saja mendengar tentang wabah penyakit X di berita pagi. Tiba-tiba, ponsel Anda berdering. "Dua hari lagi akan ada rapat dengan anggota DPR" begitu isi pesan tersebut. Anda berpikir bahwa mereka pasti akan menghujani Anda dengan pertanyaan tentang rencana penanganan wabah tersebut. Anda panik? Jangan dulu!
Dengan sigap, Anda meminta tim untuk menyiapkan berbagai informasi secepatnya. Kemudian, tim Anda kembali menemui Anda dengan dua dokumen. Pertama, sebuah makalah ilmiah yang penuh dengan istilah yang rumit yang tidak mudah untuk dipahami. Kedua, sebuah briefing note yang ditulis dengan jelas dan ringkas yang menguraikan masalah dan solusi yang potensial.
Tanpa ragu, Anda memilih briefing notes dan melangkah percaya diri ke ruang rapat. Hasilnya? Anda berhasil karena Anda mampu menangani masalah ini dengan memberikan respons yang tepat.
Skenario tersebut didasarkan pada kisah nyata. Kisah yang berulang secara terus-menerus yang terjadi di kota-kota, provinsi-provinsi, dan negara-negara di seluruh dunia setiap hari. Sebagian besar pembuat keputusan menghadapi berbagai macam masalah yang terus berubah. Mustahil bagi mereka untuk meneliti setiap masalah secara independen dengan rinci. Karena alasan ini, maka briefing note adalah informasi yang sangat penting yang diperlukan dalam ruang-ruang kerja pemerintahan, dan kemampuan kemampuan Anda untuk menulis briefing note yang baik akan memberikan dampak yang besar pada kemampuan Anda untuk menerjemahkan pesan Anda menjadi tindakan.
Pentingnya penulisan briefing notes tidak bisa diremehkan. Dalam manajemen pemerintahan, dokumen ini sangat diperlukan untuk memastikan akuntabilitas. Semua keputusan yang diambil oleh pemerintah seharusnya didasarkan pada informasi tertulis yang jelas. Dokumen semacam ini akan membuat jejak pengambilan keputusan menjadi transparan dan terorganisir.
Sementara itu, bagi pegawai pemerintah, memiliki kemampuan untuk menulis briefing notes yang baik berarti meningkatkan kemampuan berpikir sistematis, kritis dan kreatif. Selain itu, kemampuan menulis briefing tidak hanya meningkatkan kemampuan membaca, tetapi juga kemampuan dalam mengumpulkan informasi penting. Dengan mengasah keterampilan ini, maka Anda tidak hanya memperkuat posisi Anda di dalam pemerintahan, tetapi juga berkontribusi pada pengambilan keputusan yang lebih baik.
Jadi, apa itu briefing notes? Fornberg (2020) menjelaskan bahwa briefing notes adalah alat penting yang digunakan untuk menyampaikan informasi dan berkontribusi pada proses pengambilan keputusan di semua kementerian dan lembaga pemerintah. Dokumen ini dirancang untuk menjelaskan ide-ide, menganalisis isu, memberikan nasihat, serta membuat rekomendasi dan membantu pembuatan keputusan. Sebuah briefing notesidealnya tidak lebih dari dua halaman, cukup ringkas untuk dibaca dan cukup padat untuk memberikan informasi yang diperlukan.
Dalam praktiknya, School of Policy Study dari Queen’s University, Canada menjelaskan bahwa briefing notes sering digunakan dalam pemerintahan untuk berbagai tujuan. Pertama, pengambilan keputusan. Briefing note ini membantu penentu kebijakan untuk membuat keputusan tentang hal-hal spesifik yang memerlukan persetujuan, atau menentukan arah umum dan strategi penanganan suatu masalah. Jenis briefing notes ini juga dapat mencakup tinjauan ringkas tentang proposal kebijakan yang didukung oleh ringkasan kebijakan (policy brief). Contohnya, briefing note tentang "Persetujuan Obat Baru: Evaluasi Keamanan dan Efektivitas". Briefing notes ini ditujukan untuk membantu membuat keputusan yang berbasis bukti mengenai apakah produk obat baru tersebut memenuhi standar yang ditetapkan atau tidak.
Kedua, penyampaian informasi/update perkembangan. Briefing note ini digunakan untuk memberikan informasi terbaru tentang kejadian, isu atau kebijakan/program pemerintah yang sedang berlangsung. Misalnya, briefing notes tentang "Update Kasus Pangan Terpapar Zat Berbahaya: Situasi Terkini". Briefing notes ini dirancang untuk memberikan informasi terbaru mengenai kasus makanan yang terpapar zat berbahaya. Isinya bisa mencakup data dan perkembangan terkini mengenai kasus tersebut, serta langkah-langkah yang diambil.
Ketiga, respons terhadap permintaan. Briefing notes ini dapat digunakan untuk menanggapi permintaan informasi dari pemangku kepentingan internal atau eksternal terhadap suatu isu atau insiden oleh media. Sebagai contoh, briefing note tentang "Respons Terhadap Permintaan Media: Keamanan Produk Obat". Briefing note ini dibuat untuk merumuskan tanggapan resmi terhadap pertanyaan-pertanyaan dari media mengenai keamanan sebuah produk obat.
Keempat, persiapan rapat/pertemuan. Briefing notes ini dapat digunakan untuk mempersiapkan pengambil kebijakan sebelum menghadiri rapat atau pertemuan penting. Hal ini dapat membantu mereka memahami isu-isu utama dan poin-poin kunci yang perlu dibahas. Misalnya, briefing tote tentang "Strategi Pengawasan Terhadap Obat-Obatan Yang Mengandung Bahan Berbahaya". Briefing note ini disiapkan bagi pengambil kebijakan untuk menghadiri rapat yang dapat berisi tentang isu-isu yang akan dibahas, latar belakang, opsi dan rekomendasi terkait pengawasan obat-obatan yang mengandung bahan berbahaya. Harapannya dengan briefing notes ini, pengambil kebijakan dapat mengikuti rapat dengan memberikan kontribusi yang konstruktif.
Sesungguhnya, format briefing notes bisa mengambil beberapa bentuk tergantung dari tujuan briefing notes tersebut dibuat. Salah satu contoh format briefing note dengan tujuan untuk pengambilan keputusan adalah: Judul, Isu, Latar Belakang, Opsi, dan Rekomendasi. Format ini untuk memastikan bahwa informasi dapat tersampaikan secara terstruktur dan memudahkan pembaca untuk langsung memahami inti permasalahan dan solusi yang ditawarkan.
Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana menulis briefing notes. Fornberg (2020) menyebutkan bahwa ada empat tahap menulis briefing notes. Pertama, merencanakan penulisan briefing notes. Dalam tahap ini, perlu dilakukan penentuan tujuan dilakukannya penulisan briefing notes, analisis konteks (serangkaian keadaan atau peristiwa pemicu atau kebijakan atau prioritas pemerintah yang mengarah pada penulisan briefing notes), menentukan isu utama, mengidentifikasi kebutuhan pengguna dari briefing notes, dan menentukan informasi apa yang perlu dimasukkan.
Kedua, melakukan riset dan menghasilkan informasi. Pada tahap ini, perlu dilakukan pengumpulan dokumen yang relevan (data, laporan, kebijakan dan program, artikel, hasil studi, dan berita) dari sumber yang tepercaya, konsultasi dengan sumber yang terpercaya dan memastikan bahwa informasi yang dikumpulkan akurat.
Ketiga, menulis draft briefing notes. Untuk ini, perlu dilakukan penentuan format briefing notes, dan menulis briefing note dengan pendekatan seperti : penggunaan bahasa yang lugas, ringkas, dan mudah dipahami; penggunaan poin-poin penting dan hindari jargon teknis yang rumit.
Keempat, melakukan reviu draft briefing notes. Dalam tahap ini, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap tulisan briefing note yang telah dibuat yang mencakup : apakah tujuan penulisan briefing note sudah tercapai; meninjau teks yang ditulis seperti : penggunaan paragraf yang efektif, pilihan kata yang tepat, keringkasan dan kejelasan tulisan; dan memastikan bahwa briefing note telah lengkap ditulis. Selain itu, sangat penting untuk mendapatkan masukan dari rekan kerja atau atasan langsung seperti apakah briefing note tersebut mudah dipahami dan apakah ada informasi-informasi penting yang perlu ditambahkan atau dihilangkan sebelum Anda memberikan briefing note tersebut kepada penerima akhir.
Setelah Anda mengetahui cara menulis briefing notes, maka Anda perlu membangun kebiasaan untuk menulis briefing notes. Untuk membangun kebiasaan tersebut, maka Anda bisa memulainya dengan mengumpulkan data dan informasi yang relevan dan membaca berbagai buku, artikel, dan laporan yang terkait. Selain itu, mengadakan konsultasi dengan berbagai pemangku kepentingan dan mencatat poin-poin penting konsultasinya merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Dan yang paling penting adalah terus berlatih menulis briefing notes secara teratur. Semakin sering Anda melakukannya, semakin baik Anda dalam menyusun informasi dengan cara yang efektif.
Sebagai penutup, penting untuk ditekankan bahwa pemahaman dan penerapan penulisan briefing notes dalam manajemen pemerintahan dapat membawa keuntungan besar bagi pegawai pemerintah dan para pembuat kebijakan. Dengan memiliki kemampuan ini, maka Anda dapat mengoptimalkan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan karena ada dokumen tertulisnya. Selain itu, Anda dapat juga meningkatkan kemampuan berpikir sistematis, kritis dan kreatif; kemampuan mengumpulkan informasi baik yang ada pada dokumen maupun orang dan kemampuan membaca dan menulis.
Jika Anda memilih untuk tidak mempelajari dan menerapkan kemampuan ini, maka Anda akan tertinggal dalam pengambilan keputusan yang responsif. Sebaliknya, jika Anda bersedia untuk belajar dan berlatih, maka keuntungan yang didapat dari efektivitas dalam menyampaikan ide serta keberhasilan dalam advokasi kebijakan yang tepat adalah nilai tambah yang luar biasa. Mari tingkatkan kemampuan Anda dalam menyusun briefing notes dan bawa perubahan positif bagi kebijakan publik ke depan!
